Archiwa
Organizację i zakres działania archiwum zakładowego w Powiatowej stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Rypinie określa „Instrukcja w Sprawie Organizacji I Zakresu Działania Archiwum Zakładowego Powiatowej Stacji Sanitarno – Epidemiologicznej W Rypinie”
Instrukcja określa w szczególności tryb postępowania z aktami przekazywanymi do archiwum zakładowego, zasady przechowywania i udostępniania akt, jak również zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych oraz dokumentacji niearchiwalnej do wybrakowania.
Archiwum zakładowe prowadzi pracownik wyznaczony przez dyrektora, a kontrolę nad postępowaniem z przechowywana tam dokumentacją sprawuje Dyrektor.
Archiwum zakładowe gromadzi dokumentację aktową komórek organizacyjnych PSSE w Rypinie. Dokumentację dzieli się na materiały archiwalne oznaczone symbolem literowym „A" mające znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej i podlegające wieczystemu przechowywaniu oraz na dokumentację niearchiwalną, oznaczoną symbolem literowym „B", mającą czasowe znaczenie praktyczne i podlegającą wybrakowaniu bądź zniszczeniu po określonym prawem okresie przechowywania.
Do zadań archiwum zakładowego należy:
* przejmowanie akt z komórek organizacyjnych,
* przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
* udostępnianie dokumentacji osobom upoważnionym,
* inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej (kat. arch. B) oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,
* przekazywanie materiałów archiwalnych (akt kat. arch. A) do archiwum państwowego
Akta spraw ostatecznie załatwionych przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez okres roku, licząc od roku następnego po zakończeniu sprawy. Po tym terminie akta przejmuje archiwum zakładowe - z wyjątkiem sytuacji przewidzianej w instrukcji kancelaryjnej PSSE Archiwum przejmuje akta pełnymi rocznikami. Akta spraw załatwionych, nadal potrzebne do załatwiania spraw bieżących, mogą być wypożyczone na określony czas po ich zewidencjonowaniu.
Akta przechowywane w archiwum zakładowym są udostępniane do celów służbowych oraz do innych celów w lokalu archiwum. Wypożyczenie akt poza lokal archiwum może nastąpić tylko w uzasadnionych przypadkach na podstawie upoważnienia kierownika komórki organizacyjnej, która przekazała akta, pracownikom tej komórki na ściśle wyznaczony okres. Wypożyczenie akt poza pomieszczenia PSSE, udostępnianie akt osobom niezatrudnionym w PSSE może odbywać się tylko za zezwoleniem Dyrektora i w ramach powszechnie obowiązujących przepisów prawa. Wypożyczane i zbywane nie mogą być akta stanowiące materiały archiwalne (dok. kat. arch. A). Zabroniony jest także ich stały wywóz za granicę. Zgodę na czasowy wywóz może wydać Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.
Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego następuje na podstawie przepisów art. 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz przepisów wydanych na ich podstawie.