POWIATOWA STACJA SANITARNO-EPIDEMIOLOGICZNA W RYPINIE

Organizację i zakres działania archiwum zakładowego (składnicy akt) w Powiatowej stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Rypinie określa „Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego i składnicy akt PSSE w Rypinie”, zatwierdzona przez Archiwum Państwowe w Bydgoszczy pismem z dnia 20 lutego 2004r, znak 401-5/2004 i wprowadzona zarządzeniem wewnętrznym Dyrektora PSSE w Rypinie nr4/2004 z dnia 27 lutego 2004r.

Instrukcja określa w szczególności tryb postępowania z aktami przekazywanymi do ar­chiwum zakładowego i składnicy akt, zasady przechowywania i udostępniania akt, jak również za­sady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych oraz dokumentacji niearchiwalnej do wybrakowania.

Archiwum zakładowe (składnicę akt) prowadzi pracownik wyznaczony przez dyrektora, a kontrolę nad postępowaniem z przechowywana tam dokumentacją  sprawuje Dyrektor.

Archiwum zakładowe (składnica akt) gromadzi dokumentację aktową komórek organizacyj­nych PSSE w Rypinie.Dokumentacjędzieli się na materiały archiwalne oznaczone symbolem literowym „A" mające zna­czenie jako źródło informacji o wartości historycznej i podlegające wieczystemu prze­chowywaniu oraz na dokumentację niearchiwalną, oznaczoną symbolem literowym „B", mającą czasowe znaczenie praktyczne i podlegającą wybrakowaniu bądź znisz­czeniu po określonym prawem okresie przechowywania.

Do zadań archiwum zakładowego (składnicy akt)  należy:

1. przejmowanieakt z komórek organizacyjnych,
   1. przechowywaniei zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
2. udostępnianiedokumentacji osobom upoważnionym,
   1. inicjowaniebrakowania dokumentacji niearchiwalnej (kat. arch. B) oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,
   2. przekazywaniemateriałów archiwalnych (akt kat. arch. A ) do archiwum pań­stwowego.

Akta spraw ostatecznie załatwionych przechowuje się w komórkach organiza­cyjnych przez okres roku, licząc od roku następnego po zakończeniu sprawy. Po tym terminie akta przejmuje archiwum zakładowe (składnica akt) - za wyjątkiem sytuacji przewidzia­nej w instrukcji kancelaryjnej PSSE Archiwum (składnica akt) przejmuje akta pełnymi rocznikami. Akta spraw załatwionych, nadal potrzebne do załatwiania spraw bieżących, mogą być wypożyczone na określony czas po ich zewidencjonowaniu.

Akta przechowywane w archiwum zakładowym (składnicy akt) są udostępniane do celów służ­bowych oraz do innych celów w lokalu archiwum (składnicy).Wypożyczenie akt poza lokal archiwum i składnicy może nastąpić tylko w uzasadnionych przypadkach na podstawie upoważnienia kierownika komórki organizacyjnej, która przekazała akta, pracownikom tej komórki na ściśle wy­znaczony okres. Wypożyczenie akt poza pomieszczenia PSSE, udostępnianie akt osobom niezatrudnionym w PSSE może odbywać się tylko za zezwoleniem Dyrektora i w ramach powszechnie obowiązujących przepisów prawa. Wypożyczane i zbywane nie mogą być akta stanowiące materiały archiwalne (dok. kat. arch. A). Zabroniony jest także ich stały wywóz za granicę. Zgodę na czasowy wywóz może wydać Na­czelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

Archiwum zakładowe przekazuje materiały archiwalne (akta kat. arch. A) wy­tworzone przez PSSE i poprzedników do archiwum państwowego, zgodnie z po­stanowieniami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 rw sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwo­wych (Dz. U, 2002, nr 167 , poz. 1375 ).