2019-12-23

Archiwa

Organizację i zakres działania archiwum zakładowego (składnicy akt) w Powiatowej stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Rypinie określa „Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego i składnicy akt PSSE w Rypinie”, zatwierdzona przez Archiwum Państwowe w Bydgoszczy pismem z dnia 20 lutego 2004r, znak 401-5/2004 i wprowadzona zarządzeniem wewnętrznym Dyrektora PSSE w Rypinie nr4/2004 z dnia 27 lutego 2004r.

Instrukcja określa w szczególności tryb postępowania z aktami przekazywanymi do ar­chiwum zakładowego i składnicy akt, zasady przechowywania i udostępniania akt, jak również za­sady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych oraz dokumentacji niearchiwalnej do wybrakowania.

 

Archiwum zakładowe (składnicę akt) prowadzi pracownik wyznaczony przez dyrektora, a kontrolę nad postępowaniem z przechowywana tam dokumentacją  sprawuje Dyrektor.

Archiwum zakładowe (składnica akt) gromadzi dokumentację aktową komórek organizacyj­nych PSSE w Rypinie.Dokumentacjędzieli się na materiały archiwalne oznaczone symbolem literowym „A" mające zna­czenie jako źródło informacji o wartości historycznej i podlegające wieczystemu prze­chowywaniu oraz na dokumentację niearchiwalną, oznaczoną symbolem literowym „B", mającą czasowe znaczenie praktyczne i podlegającą wybrakowaniu bądź znisz­czeniu po określonym prawem okresie przechowywania.

Do zadań archiwum zakładowego (składnicy akt)  należy:

  1. przejmowanieakt z komórek organizacyjnych,
    1. przechowywaniei zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
  2. udostępnianiedokumentacji osobom upoważnionym,
    1. inicjowaniebrakowania dokumentacji niearchiwalnej (kat. arch. B) oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,
    2. przekazywaniemateriałów archiwalnych (akt kat. arch. A ) do archiwum pań­stwowego.

Akta spraw ostatecznie załatwionych przechowuje się w komórkach organiza­cyjnych przez okres roku, licząc od roku następnego po zakończeniu sprawy. Po tym terminie akta przejmuje archiwum zakładowe (składnica akt) - za wyjątkiem sytuacji przewidzia­nej w instrukcji kancelaryjnej PSSE Archiwum (składnica akt) przejmuje akta pełnymi rocznikami. Akta spraw załatwionych, nadal potrzebne do załatwiania spraw bieżących, mogą być wypożyczone na określony czas po ich zewidencjonowaniu.

Akta przechowywane w archiwum zakładowym (składnicy akt) są udostępniane do celów służ­bowych oraz do innych celów w lokalu archiwum (składnicy).Wypożyczenie akt poza lokal archiwum i składnicy może nastąpić tylko w uzasadnionych przypadkach na podstawie upoważnienia kierownika komórki organizacyjnej, która przekazała akta, pracownikom tej komórki na ściśle wy­znaczony okres. Wypożyczenie akt poza pomieszczenia PSSE, udostępnianie akt osobom niezatrudnionym w PSSE może odbywać się tylko za zezwoleniem Dyrektora i w ramach powszechnie obowiązujących przepisów prawa. Wypożyczane i zbywane nie mogą być akta stanowiące materiały archiwalne (dok. kat. arch. A). Zabroniony jest także ich stały wywóz za granicę. Zgodę na czasowy wywóz może wydać Na­czelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

Archiwum zakładowe przekazuje materiały archiwalne (akta kat. arch. A) wy­tworzone przez PSSE i poprzedników do archiwum państwowego, zgodnie z po­stanowieniami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 rw sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwo­wych (Dz. U, 2002, nr 167 , poz. 1375 ).

 

Przeczytaj, jak przetwarzamy Twoje dane

Tożsamość administratora

Administratorem danych jest Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27.

Dane kontaktowe administratora

Z administratorem można się skontaktować poprzez adres email mc@mc.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt, lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych

Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

Cele przetwarzania i podstawa prawna przetwarzania

Pani / Pana dane będą przetwarzane w celu realizacji obowiązku prawnego o którym mowa w art. 9 ust. 4 pkt 3) oraz art. 9 ust. 4 a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

Odbiorcy danych lub kategorie odbiorców danych

Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie administratora tj. Centralnemu Ośrodkowi Informatyki.

Okres przechowywania danych

Dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do utrzymania Scentralizowanego Systemu Dostępu do Informacji Publicznej.

Prawa podmiotów danych

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, o którym mowa powyżej.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pani / Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.
Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO)
Adres: Stawki 2, 00-193 Warszawa
Telefon: 22 860 70 86

Informacja o dobrowolności lub obowiązku podania danych

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych niezbędne, do stworzenia stron Biuletynu Informacji Publicznej, o których mowa w ust. 2, oraz przetwarzania informacji publicznych, w tym ich przeszukiwania według kryteriów przedmiotowych i podmiotowych.




Zapoznałem się