Archiwa
Organizację i zakres działania archiwum zakładowego (składnicy akt) w Powiatowej stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Rypinie określa „Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego i składnicy akt PSSE w Rypinie”, zatwierdzona przez Archiwum Państwowe w Bydgoszczy pismem z dnia 20 lutego 2004r, znak 401-5/2004 i wprowadzona zarządzeniem wewnętrznym Dyrektora PSSE w Rypinie nr4/2004 z dnia 27 lutego 2004r.
Instrukcja określa w szczególności tryb postępowania z aktami przekazywanymi do archiwum zakładowego i składnicy akt, zasady przechowywania i udostępniania akt, jak również zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych oraz dokumentacji niearchiwalnej do wybrakowania.
Archiwum zakładowe (składnicę akt) prowadzi pracownik wyznaczony przez dyrektora, a kontrolę nad postępowaniem z przechowywana tam dokumentacją sprawuje Dyrektor.
Archiwum zakładowe (składnica akt) gromadzi dokumentację aktową komórek organizacyjnych PSSE w Rypinie.Dokumentacjędzieli się na materiały archiwalne oznaczone symbolem literowym „A" mające znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej i podlegające wieczystemu przechowywaniu oraz na dokumentację niearchiwalną, oznaczoną symbolem literowym „B", mającą czasowe znaczenie praktyczne i podlegającą wybrakowaniu bądź zniszczeniu po określonym prawem okresie przechowywania.
Do zadań archiwum zakładowego (składnicy akt) należy:
- przejmowanieakt z komórek organizacyjnych,
- przechowywaniei zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
- udostępnianiedokumentacji osobom upoważnionym,
- inicjowaniebrakowania dokumentacji niearchiwalnej (kat. arch. B) oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,
- przekazywaniemateriałów archiwalnych (akt kat. arch. A ) do archiwum państwowego.
Akta spraw ostatecznie załatwionych przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez okres roku, licząc od roku następnego po zakończeniu sprawy. Po tym terminie akta przejmuje archiwum zakładowe (składnica akt) - za wyjątkiem sytuacji przewidzianej w instrukcji kancelaryjnej PSSE Archiwum (składnica akt) przejmuje akta pełnymi rocznikami. Akta spraw załatwionych, nadal potrzebne do załatwiania spraw bieżących, mogą być wypożyczone na określony czas po ich zewidencjonowaniu.
Akta przechowywane w archiwum zakładowym (składnicy akt) są udostępniane do celów służbowych oraz do innych celów w lokalu archiwum (składnicy).Wypożyczenie akt poza lokal archiwum i składnicy może nastąpić tylko w uzasadnionych przypadkach na podstawie upoważnienia kierownika komórki organizacyjnej, która przekazała akta, pracownikom tej komórki na ściśle wyznaczony okres. Wypożyczenie akt poza pomieszczenia PSSE, udostępnianie akt osobom niezatrudnionym w PSSE może odbywać się tylko za zezwoleniem Dyrektora i w ramach powszechnie obowiązujących przepisów prawa. Wypożyczane i zbywane nie mogą być akta stanowiące materiały archiwalne (dok. kat. arch. A). Zabroniony jest także ich stały wywóz za granicę. Zgodę na czasowy wywóz może wydać Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.
Archiwum zakładowe przekazuje materiały archiwalne (akta kat. arch. A) wytworzone przez PSSE i poprzedników do archiwum państwowego, zgodnie z postanowieniami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 rw sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U, 2002, nr 167 , poz. 1375 ).